Assistant(e) administration des ventes, achats et importations (H/F)

Assurer le suivi administratif des achats, des importations et des ventes afin de contribuer à la fiabilité des approvisionnements, au traitement des commandes et au bon fonctionnement de l'entreprise. Le poste assure la coordination administrative entre la direction, les fournisseurs, les transitaires, les clients et les équipes commerciales et logistiques.

Rattachement et relations de travail

- Rattachement hiérarchique : direction
- Relations internes : direction commerciale, responsable du dépôt et service comptable
- Relations externes : fournisseurs, clients, transitaires et transporteurs

Missions et activités

1. Gestion administrative des achats et des importations
- Transmettre les commandes fournisseurs après validation
- Vérifier les confirmations de commande : références, quantités, tarifs et délais
- Suivre la disponibilité des marchandises et relancer les fournisseurs
- Organiser les réservations de conteneurs avec le transitaire et coordonner les dates de chargement et de départ avec les fournisseurs
- Suivre les expéditions, les dates d'arrivée prévisionnelles et les éventuels retards
- Collecter et transmettre les documents nécessaires au transport/dédouanement en lien avec le transitaire.
- Contrôler la concordance entre commandes, bons de livraison et factures fournisseurs
- Signaler les écarts, suivre les litiges, demandes d'avoirs et régularisations
- Mettre à jour les références produits et les tarifs validés

2. Suivi des promotions et des coopérations commerciales
- Mettre en forme les offres promotionnelles par enseigne à partir des éléments validés
- Transmettre les offres selon le calendrier commercial des clients
- Effectuer les relances et tenir à jour le suivi des réponses et des opérations confirmées
- Communiquer les informations utiles aux équipes concernées pour la préparation des opérations
- Enregistrer les factures de coopération commerciale émises par les clients
- Vérifier leur concordance avec les accords validés et signaler les écarts
- Assurer leur transmission au service comptable et le suivi des régularisations

3. Suivi administratif des stocks et des inventaires
- Préparer les documents nécessaires aux inventaires tournants et à l'inventaire annuel
- Participer aux opérations de comptage selon l'organisation retenue
- Saisir et consolider les résultats des inventaires
- Identifier les écarts de stocks puis les transmettre pour analyse
- Enregistrer les ajustements après validation
- Classer les justificatifs et assurer la traçabilité des corrections

4. Administration générale
- Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des documents administratifs et commerciaux
- Mettre à jour les bases de données clients, fournisseurs et produits
- Gérer les appels téléphoniques et les courriels
- Organiser les tâches selon les priorités, les urgences et les échéances
- Préparer et mettre en forme les documents et tableaux de suivi nécessaires à l'activité

5. Périmètre d'autonomie : le ou la titulaire organise son travail et assure les suivis et relances courants dans le respect des procédures internes. Les engagements d'achat, les conditions commerciales, les avoirs et les ajustements de stocks sont soumis aux règles de validation définies par la Direction.